Conférence, Convention, Assemblée générale

Organiser une conférence ou une assemblée générale est un évènement stratégique pour une entreprise ou une association. Qu’il soit ponctuel ou récurent, il s’agit d’une véritable opération de communication. Quel qu’en soit l’enjeu : booster son image de marque, recruter de nouveaux clients/adhérents ou fidéliser ses partenaires, rien ne doit être laissé au hasard pour que l’évènement soit un succès.

La réussite de votre conférence ou votre assemblée générale dépend de nombreux éléments, voici nos astuces pour vous assurer la réussite.

Parlons-en dès maintenant : quel budget pour votre conférence ?

Comme tout bon gestionnaire que vous êtes vous préférez aborder la question d’entrée pour vous éviter une déconvenue, pire : un bilan financier x3 à présenter à votre hiérarchie.

Si la question se pose c’est qu’elle est brulante tant la dérive est vicieuse et rapide, croyez en notre expérience. La meilleure façon d’appréhender le budget reste de se référer à votre propre expérience (éditions précédentes). Si elle est nulle (ou presque) voici des exemples de se qui vous attend :

Coûts fixes :

• Location salle
• Location matériel sono et éclairage
• Régisseur
• Équipe d’accueil et mobilier
• Sécurité

Coûts variables :

Fixer la date : le casse-tête commence !

Bien entendu plus vous fixerez la date à l’avance (plusieurs mois) plus les chances de réussites sont de votre côté. Organisations précipitées = surprises, et malheureusement pas que des bonnes ! Donc évitons les catastrophes et anticipons pour traiter un maximum de détails et faire de l’événement le moment convivial et chaleureux que tout le monde attend.

Si l’assemblée générale a une forme de récurrence annuelle (profitez de déterminer ou d’informer vos adhérents de sa date d’une année sur l’autre), la conférence est plus ponctuelle. A ce titre il est important de croiser les calendriers. Tout d’abord de vos propres activités (superposition d’événements) mais également de vos intervenants et même de certains événements nationaux ou internationaux (évènements politiques comme des élections, les grands évènements sportifs comme les Jeux olympiques, etc.). Dans le cas contraire, vous risquez tout simplement de voir une audience réduite et ce, peu importe le niveau d’intérêt du sujet et l’importance de la communication que vous désirez porter à la connaissance du grand public.

C’est le meilleur moment de la journée ! Oui il faut que ça le soit. Mais tout le monde n’a pas le même rythme. Donc si votre événement est dirigé vers une audience particulière (fonction de l’âge par exemple) vous devez en tenir compte. Ainsi pour une cible pro B to B, le format petit-déjeuner de 8h à 9h30 permet de capter votre public avant qu’il ne commence leur journée de travail (ex : conférence de presse). Mais attention, tout va se jouer sur le titre et la description de la conférence. Nous sommes tous énormément sollicités, le thème se doit donc d’être très attrayant pour motiver les participants à sortir plus tôt de leur lit. Pour le lancement d’un produit, une cible B to C ou un public plus jeune, le format afterwork est très attractif. Attention à choisir un lieu assez central qui ne force pas les invités à doubler leur temps de trajet habituel. Avec la promesse d’un bon café ou d’une bonne bière, vous avez vos chances.

Quels intervenants pour quel public ?

Ces deux catégories de personnes sont totalement liées. Un intervenant prestigieux vous demandera combien vous attendez de participants et jugera de sa participation en fonction ? Alors que votre public vous demandera qui interviendra ? Donc dans quel sens résonner ?

S’il s’agit d’une assemblée générale, on ne parle pas d’invités mais de convoqués car il s’agit de l’ensemble des adhérents et leur « convocation » est statutaire. En revanche concernant une conférence la problématique est différente. Si votre objectif est de rassembler un maximum de participants et que votre réussite est liée à certains paramètres (financier : nombre d’entrées payantes ; implication et participation du public) alors raisonnez : intervenants → public → lieu et jauge.

La qualité et la renommée des intervenants feront déplacer (en sachant que votre budget sera également impacté). Au contraire si votre objectif et de traiter un sujet spécifique demandé par un public tout aussi spécifique, visez l’intérêt premier de votre public et raisonnez : public → lieu et jauge → intervenants.

Dans ce cas les intervenants ne seront pas moins qualitatifs, mais c’est le sujet qui fait déplacer et non les intervenants.

Notez que certaines têtes d’affiche de renom ne sont pas exclusivement des personnes connues. Il peut s’agir d’une personne inconnue mais étant le responsable d’une marque de prestige. Son « Aura » a tout autant de valeur aux yeux du public.

Communiquer et promouvoir son événement.

C’est l’action la plus délaissée. A tort, car que vous organisiez une conférence au nombre d’invités réduits voire triés, que vous organisiez une assemblée générale au nombre de participants déjà connus ou une conférence ouverte au grand public, votre audience a besoin de connaitre à l’avance le programme et la durée de votre événement. Il a besoin de se projeter dans le temps et d’organiser son planning. Et ce autant sur une conférence d’une journée où plusieurs conférences s’enchainent que sur une conférence d’une heure entre midi et deux. Le public a un intérêt différent sur chaque thème, informez-le régulièrement et avec précision si vous souhaitez qu’il y assiste.

Heureusement aujourd’hui nous disposons d’une palette de canaux, moyens et supports de communication hyper variée et fournie. Servez-vous-en intelligemment car là aussi tout est question de cible(s) et d’habitudes. Quoi ? Tu n’as pas vu le programme sur Facebook ? Euh… non ! Bon ok, ça c’est fait… mais la prochaine fois vous ne négligerez pas le sujet : stratégie de com., campagne de com., public cible, message… ça aussi c’est un métier.

Assurer le JOUR J : comment ne rien oublier ?

Tout est prêt, c’est le jour J, le stress monte… Voici quelques conseils pour éviter de vous laisser déborder :

• Installez la salle et vérifiez le matériel la veille. Cela limitera le risque d’imprévus le jour J. Un travail bien organisé est à moitié fait. Et puis quel soulagement de savoir que tout est opérationnel dès la veille ;
• Arrivez en avance, quelques heures avant, en fonction de l’ampleur de votre conférence. C’est un conseil qui peut paraitre « bateau » mais quand un imprévu arrive ce qui manque toujours le plus : c’est du temps ;
• Briefez vos équipes en amont. La veille, rédigez votre brief pour chaque équipe et briefez-les quelques heures avant le début de la conférence. Déléguer ne veut pas dire perdre la maitrise de votre organisation, au contraire vous anticiper pour mieux le vivre ;
• Rappelez le timing aux intervenants. Rien de pire que d’attendre un intervenant ou au contraire de ne plus pouvoir l’arrêter. Là aussi un document d’information individualisé permet de fixer et encadrer le planning convenu en amont ;
• Pensez aux mots d’introduction et de conclusion. C’est pour certains membres de votre équipe indispensable. Il permet de dynamiser et de remercier ;
• Acceptez les imprévus… Le traiteur est en retard ? Un intervenant a raté son train ? Malheureusement cela arrive et c’est la magie du direct, restez zen et soyez créatif : à tout problème, il existe une solution !

Comment rendre une conférence (assemblée générale) originale et innovante ?

Nous l’évoquions au début de cet article, certains formats d’événements (souvent récurrents) sont toujours organisés de la même manière. Vous est-il déjà arrivé d’aller (à reculons) à un événement en sachant exactement comment cela va se dérouler ? Si la réponse est OUI, c’est que leurs organisateurs n’ont jamais fait l’effort d’y ajouter quelques originalités voire innovations. Difficile me diriez vous quand le programme ne s’y prête pas. Faux, il y a une multitude de possibilités qui apportent de la légèreté et modifient l’image que s’en faisait votre public.

Un photographe :

Vous avez déjà expérimenté ? Bien sûr, c’est un incontournable. Mais avez-vous projetés ses photos en temps réel sur un écran ? Entre deux chapitres de votre conférence, entre deux intervenants. Croyez-moi, le public est hyper sensible à ses moments de « partage » surtout quand on parle de lui. Ajouter une composition d’image sympa pour les remercier ou un background dans le thème de votre conférence et le tour est joué.

Novembre 2021 : Conférence sur la mobilité urbaine à Orleans : projection de photos-montages entre chaque intervenant avec les têtes des personnes du public ajoutées à des photos de personnes circulant dans la ville sur des trottinettes électriques, des vélos, au volant des bus, du tram… Le côté humoristique à totalement conquis le public sans pour autant décrédibiliser le sujet, bien au contraire.

Un plateau TV :

Le changement peut paraitre radical, mais il est terriblement fédérateur. Si vous optez pour le format table rond, pensez diversité, choisissez des profils variés pour faire avancer le débat. L’idéal étant de choisir un animateur, comme un journaliste qui a l’habitude de poser les bonnes questions et de mettre son interlocuteur à l’aise, si possible un « expert » du sujet et une personne plutôt dans l’opérationnel qui pourra donner une vision terrain du sujet abordé.

Octobre 2019 : Assemblée générale Club Omnisport à Châtellerault : le bureau du club s’est laisser guider par un animateur (radio) qui a parfaitement déroulé l’ordre du jour en respectant les chapitres obligatoires. Le jeu des questions-réponses a apporté une légèreté et une accessibilité de parole qui a permis aux adhérents de mieux comprendre le fonctionnement de leur association.

Des clips vidéo ou teaser :

Cette technique est une des plus captivante. Votre audience et comme aspirée par le sujet que vous projetez. Réaliser un bilan d’activité via un clip vidéo de 10 minutes est bien plus réaliste qu’un long discours qui s’éternise car vous sollicitez la vue et l’ouïe de votre auditoire. Votre secrétaire ou votre intervenant prend tout de même la parole à la suite de la projection et insiste ou développe un ou deux points qui lui semble important. Et le tour est joué, votre public a retenu l’essentiel et reste attentif pour la suite. Attention tout de même aux frais générés pour garantir la qualité de votre vidéo car elle nécessite de l’anticipation et un gros travail de préparation.

Avril 2018 : Assemblée générale Fédération des Chasseurs d’Indre et Loire : La création de clips vidéo (5) entre chaque chapitre a permis de redonner de l’attention au public (notamment après la présentation des comptes toujours très soporifique). Un vrai plus qui évolue chaque année dans les thématiques abordées et qui s’adapte parfaitement au format distanciel quand celui-ci est inévitable.

Des échantillons ou démonstration sur scène :

On y pense rarement mais dans ces moments statiques pour votre public, l’action reste le moteur de leur attention. Je veux parler de ces moments où les gestes valent mieux qu’un grand discours. Cette méthode de démonstration où de test est adaptable à tous les sujets sans exceptions. Elle demande parfois l’utilisation de matériel mais ne chercher pas à faire un « show », juste à accompagner vos propos de petits instants ludiques. Et n’hésitez pas à faire participer votre public en demandant sa participation (vote à l’applaudissement, aide sur scène, échantillons qui circulent…)

Octobre 2021 : Conférence archéologique des vestiges de la Loire à Langeais : projection de techniques de découverte réalisées en temps réel sur scène avec invitation à tester de quelques personnes du public. Associée aux échantillons qui tournés en salle, le public est sorti enchanté du moment vécu.

Vous l’avez compris, l’organisation d’une conférence ou d’une assemblée générale est un moment unique de partage qui doit être minutieusement préparé et orchestré. Le « storytelling » ou « mise en récit » en français est une bonne technique d’approche de votre public pour l’engager au préalable. Gardez à l’esprit que votre événement doit être dynamique et motivant pour votre audience. Il vous faut être original et inventif si vous voulez rendre votre événement vivant et attrayant. L’agence Feeling et ses experts restent à votre disposition si vous souhaitez vivre le moment différemment.