Inauguration, anniversaire d’entreprise ou lancement produit(s) tous ces événements marquent et rythment la vie d’une entreprise. Ils sont autant d’instants qui apportent à votre notoriété comme à l’image que vous renvoyez en temps que dirigeant. Si leurs coûts peuvent sembler importants, les bénéfices qu’ils génèrent sont des leviers incontestables de développement.
Comment organiser une cérémonie d’inauguration ?
Votre aventure a commencé il y un bon moment maintenant et vous pouvez être fier du chemin parcouru. Toute cette dépense d’énergie des acteurs de votre projet et de son résultat c’est cela que vous comptez mettre en valeur lors de votre inauguration. Nouvel outil de production, espace de travail, bâtiment, machine, brevet, équipe … vous voulez créer un événement à votre image et dans le respect de vos valeurs, pour marquer cette évolution dans l’histoire de votre entreprise. Le partage de ce moment inédit avec vos invités, collaborateurs, clients et partenaires, est un canal de communication ultra favorable. Mais faut-il encore que votre inauguration soit préparée, orchestrée, carrée et précise pour déclencher ce moment d’émotion qui fera toute sa richesse.
Si certains cherchent encore les finalités de cette opération, il est en une qui ne vous a pas échappée celle de renforcer les liens entre vous, vos collaborateurs et, bien-sûr, votre clientèle. C’est l’occasion pour vous de vous rapprocher d’eux en partageant un moment convivial qui tranche avec les rapports purement professionnels du quotidien.
Organiser une cérémonie d’inauguration d’entreprise est un excellent moyen de sublimer votre image de marque. C’est pourquoi, certains l’ouvrent même au public afin de communiquer sur les valeurs qui les animent, leurs missions, leurs projets à venir, etc. En plus de bénéficier d’une exposition médiatique (en invitant par exemple la presse locale) vous améliorez votre image auprès du grand public et de la population locale. C’est une « opération séduction » qui ne se dément jamais.
Et même si vous êtes plutôt du genre discret(e) voire même timide vous savez également que votre société a besoin d’être (re)connue. Cet événement va marquer les esprits et l’histoire de votre entreprise pour ainsi contribuer à affirmer son statut. C’est aussi une manière indirecte et finalement appréciée, de démontrer que votre société se porte bien, qu’elle évolue et qu’on ne peut que croire en sa réussite. C’est donc le bon moyen de trouver de nouveaux collaborateurs, de nouveaux partenaires : d’étendre son réseau !
Vous l’avez compris, pour faire de votre inauguration ou de votre anniversaire d’entreprise un moment inoubliable, rien ne doit être laissé au hasard. Si vous excellez dans votre métier, pour nous l’organisation de ce type d’événement est notre cœur de métier.
Comment allons-nous vous accompagner dans l’organisation de votre anniversaire d’entreprise ?
Pour vous, nous orchestrons tous les intervenants, qu’ils soient 10 ou 100, nous définissons la taille de chaque prestation à la juste mesure, nous traduisons toutes les spécificités de notre métier, nous recherchons les intervenants les plus adéquats, et surtout nous optimisons pour vous chaque poste budgétaire. Le but est de vous permettre de vous concentrer sur « le recevoir » de vos convives. Soyez rassurés, ON S’OCCUPE DE TOUT !
Les préparatifs : les bases de votre réussite
Il s’agit de dérouler l’ensemble de votre événement en listant les besoins matériels et humains. Nos 20 ans d’expérience nous amènent à vous mettre en garde sur cette étape capitale de l’organisation. Chaque détail à son importance, chaque oubli aura une/des conséquence(s). Alors oui ce travail est long et chronophage mais il conditionne votre réussite. Il est donc essentiel d’y accorder le temps nécessaire dans la concertation avec votre team.
Entre
– Les invitations (cibles)
– Le lieu
– La restauration
– La sonorisation et l’éclairage
– L’accueil des invités
– Le matériel spécifique
– La gestion des équipes
– La sécurité
– Le stationnement
…les pièges sont nombreux. Et cette liste (non exhaustive) reste basique. Votre événement est unique ? Il est donc original et personnalisé. C’est autant de travail qui s’ajoute quand il faut gérer les animations, y associer une part de marketing (goodies), prévoir de marquer l’identité de votre entreprise sur divers supports (logo, iconographie, chartre graphique), organiser la restauration et le bar, gérer les prises de paroles, votre discours… Heureusement vous pouvez compter sur notre savoir-faire et sur les experts de l’agence Feeling pour gérer les rétroplanning, les fabrications, les réservations, les confirmations, établir les missions et le timing de chaque intervenant, définir le plan d’implantation, répondre à vos questions, vos souhaits et vous apporter les conseils nécessaires. Si pour vous c’est une première pour nous c’est également un événement qui ne ressemblera à aucun que l’on est déjà organisé car chez Feeling le copier-coller n’existe pas.
Le jour J : c’est réussi
Tout est prêt, il ne manque plus que vos invités. Les heures précédentes ont été particulièrement stressantes mais vous avez su vous entourer alors pas d’inquiétudes : en route vers le succès.
Lors d’un lancement produit par exemple, nous apportons une attention toute particulière à la « mise en scène » des temps forts de votre événement. Et c’est là notre force que de vous proposer des idées et des conceptions innovantes qui répondent parfaitement à vos objectifs et à vos valeurs adaptées à votre magasin par exemple. Nous allons parfois jusqu’à puiser dans l’historique de votre société au plus profond de son ADN pour faire vivre à vos invités une expérience unique et hors du commun. Et ces petites attentions font toutes la différence. Elles provoquent une admiration de vos invités envers les services et les produits de votre marque.
Le dynamisme et le rythme de votre événement reste également une question centrale. Qui n’a jamais vécu ces soirées où après avoir échanger deux minutes avec ses hôtes, qui n’ont malheureusement pas plus de temps à vous accorder, vous trouvez la soirée interminable car finalement rien n’attire réellement votre attention ? Vous n’investissez pas dans un événement pour qu’il ne reste pas dans les mémoires ? Alors soyons originaux et proposons à vos invités de se distraire tout au long de l’événement par des animations soigneusement choisies.
Les animations : locomotives de votre événement
Les créatives : Elles font participer vos invités et apportent une touche de détente et de légèreté. Les services d’un caricaturiste, la présence d’un « graffiti wall » ou d’un magicien sont autant d’exemples qui fonctionnent parfaitement pour l’événement que vous vous apprêtez à organiser. Parfois nous allons jusqu’à retracer l’histoire de votre entreprise pour créer une animation sur mesure et complétement inédite en déterminant un thème qui sera le fil conducteur de votre soirée. C’est sur cette dynamique que nous avons conçu l’’anniversaire d’un géant de l’aéronautique sur le thème « la tête dans le ciel » avec des photobooth aux backgrounds de « ciels » originaux, des pièces au sols entièrement équipées d’écran led pour une visite « comme un oiseau » et une animation « chute libre » avec soufflerie et casque de réalité augmentée… la seule limite est celle de notre imagination commune.
Les gustatives : C’est une idée géniale que de proposer une petite partie de la restauration sous formes d’animations. J’entends par là, la possibilité d’attirer un public parfois réfractaire à participer aux animations plus classiques. Vous aviez l’idée de proposer plusieurs vins au cours de votre événement ? Proposez les sous formes d’un casino ou avec l’appui d’un œnologue dans des verres noirs. Que gagne t’on ? Une des boites en chocolats fabriquées pendant l’événement par les enfants dans des moules à l’effigie de votre société (logo, objets, actions de services) spécialement conçus et commandés pour l’occasion. Le cadeau associé à l’idée peut vous paraitre fou ?… peut-être mais elle a fait sensation auprès de notre client et de ses invités à l’automne 2019.
Les participatives : C’est l’occasion de réaliser une œuvre avec tous les convives. Une fresque collaborative qui donne la possibilité à vos invités de laisser une petite trace d’eux-mêmes dans l’histoire de votre société. Votre logo produit à l’aide des empreintes de mains de vos invités sur une bâche géante qui ornera le mur de votre boutique : voilà une idée originale qui restera en souvenir des moments passés ensemble ce jour là. Et c’est un symbole de votre réussite construite à partir de vos invités (vos clients, vos fournisseurs, vos collaborateurs…). Et pourquoi ne pas proposer une remise des Awards de votre entreprise ? C’est un moyen détourner de remercier les fidèles ou les contributeurs de ce moment fort dans l’histoire de votre entreprise. Et soyons fous pourquoi ne pas le retransmettre en live sur vos réseaux sociaux pour bénéficier d’une grande visibilité et générer de l’engouement sur vos réseaux. L’ouverture vers le numérique, c’est aussi un moyen à votre portée et il est gratuit.
Bref, vous l’avez compris notre imagination est débordante sans être pour autant illimitée car nous savons combien il est important de garantir avant tout les objectifs fixés ensemble lors des prémices de notre collaboration. Un organisateur est aussi un partenaire qui sait dire STOP quand cela le demande. Tous les évents sont possibles, mais à quel prix ?
Crédit Mutuel « Le rôle de LA centrale »
Pour l’inauguration des nouveaux bâtiments du Crédit Mutuel de la centrale du Centre Val de Loire, les invités ont pu profiter d’un show interactif à travers le tournage d’un court métrage tourné pendant les travaux. Pour cet événement de grande envergure, les invités se sont réunis à Tours, lors d’une soirée sur le thème du cinéma. Au programme : mapping vidéo et décoration cinématographique, animations 7ème art et personnalités du grand écran, réalité augmentée et projection des scènes du court métrage orientées par les choix fait en temps réels par les invités.
En résumé, l’organisation de votre inauguration, anniversaire d’entreprise ou lancement produit(s) doit être un événement pensé et préparé. Il demande une grande maitrise du planning (planification dans le temps : invitations, restauration, animations…) et des intervenants qui peuvent parfois être nombreux. La conception de votre événement doit être minutieusement réfléchi pour vous permettre de vous démarquer et ainsi créer de l’émotion qui laissera des souvenirs à vos invités. L’événement doit également être pensé comme outil de communication pour développer votre notoriété ou accentuer votre réputation.
L’agence événementielle Feeling est votre interlocuteur privilégié pour la création la coordination et la conception d’événements originaux ! Elle orchestrera votre événement et les différents intervenants, elle contrôlera, elle comptera, elle veillera à la conformité de la mise en place du dispositif événementiel, elle gèrera les contre-temps de dernière minute, pour que vous n’ayez qu’une seule chose à faire : profiter du moment présent.
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